グーグルのアプリ「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」があれば、他のオフィスソフトなくてもいい。

メモ

僕はずっとmacbookをつかっています。

macには専用のオフィスソフトが入っています。

・pages(ワードのようなもの)

・numbers(エクセルのようなもの)

・keynote(パワーポイントのようなもの)

けれどほとんど使っていません。

慣れていたmicrosoftオフィスとはそもそも別物なので、使い方がよくわかってません(とくにnumbersはさっぱり)。

今までごまかしながら仕方なく使ってましたが、グーグルドライブを多用し出してから、すべてグーグルのオフィスアプリに切り替えました。

ドキュメント(ワードのようなもの)

スプレッドシート(エクセルのようなもの)

スライド(パワーポイントのようなもの)

 

基本的な機能はmicrosoftオフィスとそんなに変わりません。

けれどグーグルドライブというクラウド上で編集・保存・共有まですべて完結できるので、めちゃくちゃ便利です。

 

ワードアプリ「グーグルドキュメント」を例に説明してみます。

 

グーグルフォトから写真を挿入できる

スマホのカメラでとった写真をグーグルフォトに自動バッックアップしているなら、グーグルフォトから写真を挿入できます。ダウンロード→挿入のような手間が省けます。

よくやるのが、林業の現場でとった写真をもとに、作業内容についてのメモ作成。

写真はテキストで説明するより情報量が多いので、スマホでとった写真をすぐに挿入できれば、簡単にいい感じのメモが完成します。

 

以前はエバーノートでメモをつくってましたが、ある程度写真とテキストのあるメモはこっちに切り替えました。

 

クラウド上で自動保存

作成データは自動でグーグルドライブに保存されるので、自分でファイル名をつけて保存する手間がかかりません。

保存先のグーグルドライブはつまりクラウド(インターネットの中)なので、スマホさえあればいつでもデータを参照できます。

 

つくったデータはすぐに共有できる

データを誰かと共有したければ、「共有可能なリンクを取得」からリンク共有をオンにします。あとはLINEやメールなんかでURLを伝えてクリックしてもらえば、誰でも閲覧できます。

それと、共有レベルを「リンクを知っている全員が編集可」にすれば、誰でも編集までできます。

ぼくは友達の結婚式ムービーをつくるのに、この機能はとても役立ちました。テキストデータのやりとりがシンプルかつスムーズにできました。

 

microsoftオフィス形式でデータをダウンロードできる

もしデータの提出でワードやエクセル指定があっても大丈夫です。「形式を指定してダウンロード」からmicrosoftオフィス形式でダウンロードできます。

PDF、txt、htmlなんかでもダウンロードできます。

 

microsoftオフィス形式のデータも開ける

グーグルドライブにアップロードすれば、ワードやエクセルのデータもいちおう開けます。

 

開いた場合、もともとのデータがコピーされて、ドキュメントやスプレッドシートのファイルが新規に作成されます。

もちろんフォントやレイアウトがくずれたり、エクセルだと関数やマクロが機能しなかったりするので完璧じゃないです。

けれど「閲覧だけする」「単純なテキストデータを開く」くらいならまったく支障ありません。

 

・・・

 

僕はものごとを口頭で説明するのが非常に苦手なんですが、テキストに落とすのはわりと得意。

なので最近「グーグルドキュメントでメモつくって読んでもらえばいんじゃね?」と気づいてから、何度か実行してます。

たぶん口頭で説明するよりはるかに生産性が高いはず。

 

おしまい!

 

 

 

 

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